Datenschutz

Datenschutzordnung

 

Die Faschingsfreunde Chieming e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem personenbezogene Daten (zum Zweck der Vereins- und Beitragsverwaltung, der Organisation von Veranstaltungen, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

 

  • 1 Allgemeines

 

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Vereinsbetrieb sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen und Beitrittsformularen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an öffentliche Medien weitergeleitet. Personenbezogene Daten werden nicht an Dritte weitergegeben.  In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

 

  • 2 Verpflichtung auf Vertraulichkeit und Wahrung des Datengeheimnisses

 

Alle Mitarbeiterinnen im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten. Dies gilt auch beim Ausscheiden aus dem Vorstand weiterhin fort. Bei ausscheidenden Mitgliedern der Vorstandschaft ist sicherzustellen, dass die Zugriffsrechte vollständig entzogen werden. Es ist sicherzustellen, dass sämtliche Mitgliederdaten (auch Kopien und Dateien) ordnungsgemäß gelöscht oder an die Nachfolgerin übergeben werden.

 

  • 3 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

 

  1. Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorsitzende nach § 26 BGB.

 

  1. Der Vorsitzende stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Sie ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

 

  • 4 Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

 

  1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten angelegt. Im Verarbeitungsverzeichnis ist festgelegt wer zur Verarbeitung der einzelnen Daten berechtigt ist.

 

  1. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Bankverbindung, Telefonnummern (freiwillige Angabe) und E-Mail-Adressen (freiwillige Angabe). Diese Daten werden nur innerhalb des Vereins verarbeitet und nicht an Dritte zur Auftragsverarbeitung weitergegeben.
  2. Im Verarbeitungsverzeichnis ist geregelt welche Daten nach gesetzlich vorgegebenen Zeiten gelöscht werden müssen. Wünscht ein Mitglied die Sperrung und/oder Löschung von personenbezogenen Daten wird dies veranlasst, soweit nicht im Rahmen von gesetzlichen Vorgaben die Speicherung notwendig ist.

 

  1. Die Löschung von personenbezogenen Daten einzelner Kategorien sind in den entsprechenden Löschkonzepten zu dokumentieren.

 

  1. Der Verein hat die Möglichkeit, ein Vereinsarchiv zu führen und dort auch Vorgänge mit personenbezogenen Daten, die für eine aktive Nutzung nicht mehr genötigt werden, aufzubewahren. Dabei ist sichergestellt, dass nur ein sehr kleiner zuverlässiger Personenkreis Zugang hat.

 

  • 5 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit – Internetauftritt

 

  1. Der Verein unterhält einen zentralen Auftritt für den Verein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Vorsitzenden. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Vorsitzenden und Administrator vorgenommen werden.

 

  1. Der Vorstand ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online Auftritten verantwortlich.

 

  1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten (z.B. Bilder von Veranstaltungen, Namen von Mitgliedern, Jubiläum von Mitgliedern) auf der Internetseite www.faschingsfreunde-chieming.de veröffentlicht und ggf. an die Presse weitergegeben.

 

  1. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht werden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.

 

  1. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, mit Vorname, Nachname, Funktion, ggf. E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer veröffentlicht.

 

 

  • 6 Kommunikation per E-Mail

 

  1. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

 

  • 7 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

 

  1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

 

  1. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

 

  1. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

 

  • 8 Datenschutzbeauftragter

 

Da im Verein weniger als 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein derzeit keinen Datenschutzbeauftragten benannt.

 

  • 9 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

 

  1. Alle Mitarbeiterinnen des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –weitergabe ist untersagt.

 

  1. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den § 42 DSAnpUG-EU (BDSG-neu), sowie nach Strafvorschriften mit Freiheits- oder Geldstrafe geahndet werden.

 

  • 10 Inkrafttreten

 

Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 11.11.2019 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.

 

 

Chieming den 11.11.2019

 

 

 

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Paul Neubert, 1. Präsident